NB : cet article a été mis à jour en septembre 2020
Aaah ! En voilà une grande question ! Bien sûr, les réunions sont indispensables pour s’assurer que toute l’équipe aille dans la bonne (et la même) direction, mais elles vous donnent le sentiment d’être en train de perdre un temps fou ! Un sentiment tout à fait légitime quand on sait que seule la moitié des réunions de travail est réellement productive…
Alors comment réduire le temps passé en réunions tout en les rendant plus efficaces ?
A La Team Web, nos astuces pour y parvenir sont composées de méthode agile et d’outils collaboratifs.
Allez, je vous donne nos petits secrets !
Etre agile pour toujours aller à l’essentiel
Je vous en parlais dans un précédent article, nous avons adopté la méthode agile pour être plus souples dans notre gestion de projets, et ainsi mieux nous organiser tout en priorisant toujours les tâches.
La méthode agile nous offre une vision très claire de l’état d’avancement d’un projet car les tâches sont divisées et rangées dans différentes catégories. Nous savons donc en un coup d’œil ce qui est à faire ce mois-ci, ce qui n’est pas prioritaire, ce qui n’a pas été retenu ou ce qui est en cours de réalisation. Les réunions de gestion de projets se concentrent donc uniquement sur l’état d’avancement de ce dernier en fonction des tâches qui sont prévues ce mois-ci et ce qui est en cours. Et rien d’autre.
Avoir cette vision permet d’aller vraiment à l’essentiel pendant les réunions !
Qui dit agile, dit Daily Meeting
Adopter la « philosophie » agile nous a aussi fait réaliser l’importance de faire des réunions plus courtes et plus régulières.
Difficile de rester concentré(e) chaque minute d’une longue réunion, et de ne pas être démoralisé(e) en ressortant avec une To Do list de cent pieds de long.
Et je sais de quoi je parle, parce qu’il fut un temps où nous avions l’habitude de faire de longues réunions chaque lundi pour « nous organiser ». Ces réunions de triage n’avaient pas d’ordre du jour, on se réunissait tous et on parlait un peu de tout. Et le plus grand point bloquant était que la moitié des sujets ne nous concernait pas.
Et si on vous disait que la solution était de faire une réunion de 15min tous les jours ?
Nous avons adopté cette petite réunion magnifiquement appelée Daily Meeting et nous en sommes très satisfaits !
Le Daily Meeting est une réunion quotidienne avec tous les membres d’une équipe de production qui ne doit pas dépasser 15 minutes. Durant cette « mêlée quotidienne » chaque membre de l’équipe doit répondre à trois questions :
- Qu’est-ce que j’ai fait hier ? (c’est-à-dire qu’est-ce que j’ai terminé hier ? En quoi le projet a avancé ? Ce que j’ai fait a-t-il des conséquences pour les autres ?)
- Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ?
- Quels sont mes problèmes ?
Répondre à ces questions lors du Daily Meeting ne doit aucunement servir à justifier son temps mais plutôt permettre de voir ensemble comment atteindre des objectifs communs. La transparence est donc un élément capital pour que ces réunions soient efficaces pour l’équipe.
Autre particularité, cette réunion doit avoir lieu debout, car c’est le seul moyen pour impliquer vraiment tous les participants sans que cela ne s’éternise pour autant. C’est d’ailleurs pour cela que le Daily Meeting est souvent surnommé le Stand Up Meeting.
Alors convaincu(e) ? Je continue !
Des outils collaboratifs pour booster l’efficacité de l’équipe
Si vous êtes un adepte du blog de La Team Web, vous connaissez déjà notre passion pour les outils collaboratifs. Pour nous, les outils digitaux sont tout simplement le moyen de gagner un temps incroyable et d’être plus productifs !
Pourquoi ?
Parce qu’on ne reçoit presque plus aucun mail, parce que qui dit moins de mails, dit qu’on a plus à chercher des heures LE fameux mail RE: RE: RE: TR: dans lequel il y a le fichier dont vous avez besoin mais que vous n’avez en fait pas reçu parce que vous n’étiez plus en copie… ça vous traumatise ? Nous aussi. Mais on a trouvé la solution !
Avec des outils comme Trello ou Sharepoint, vous pouvez centraliser toutes les informations concernant un projet à un seul et même endroit, tout en étant accessible à tous vos collaborateurs. Cela vous permettra de gagner du temps en réunion car vous pourrez ajuster vos tableaux en temps réel.
Les messageries professionnelles comme Slack ou Teams vous permettront de réduire aussi drastiquement le nombre de vos réunions puisque vous pourrez informer vos collègues et leur poser des questions tout au long de la journée.
Si vous souhaitez apprendre à maîtriser ces outils collaboratifs et développer votre efficacité collective, téléchargez vite notre guide ?
