NB : cet article a été mis à jour en juin 2020
Synopsis : Il est 8h36, lundi matin un café à la main, je prépare la liste des tâches pour cette semaine… et… ma liste de réunion prévues, qui représentent déjà la moitié de mon temps de travail pour la semaine !
Et si vous deveniez adepte des réunions innovantes ? Brossons le portrait de ces réunions qui n’en finissent pas où on ne repart pas avec les idées claires, où finalement on se dit juste que l’on a perdu du temps. En quête de sens, on se sent vidé de tout ce qui faisait que nous aimions notre emploi… Mais pourquoi tant de haine, chère réunion ?
Bon, peut-être que je dramatise un peu, mais beaucoup d’entre vous ont sûrement déjà expérimenté des réunions non productives ou créatives. Et selon le magazine Challenges, on y passe en moyenne trois semaines par an. Et plus de six semaines pour les cadres ! Donc il est temps de revoir notre copie (ou plutôt notre méthodo dans ce cas précis).
Cas pratique
Le sujet du jour : lancement d’un nouveau produit. Nous avons besoin de brainstormer sur les futures campagnes de communication et l’organisation des équipes de ventes.
Points bloquants : Jean-Marc, le commercial, parle beaucoup trop. Nous n’avons pas le temps de tout suivre et la plupart de ses idées sont justes pour introduire ses nouvelles blagues. Nous perdons du temps à recentrer tout le monde et le débat part dans tous les sens.
Résultat : nous n’avons pas fixé les prochaines étapes du projet et nous sommes obligés de programmer une nouvelle réunion.
En résumé :
- Pas de créativité
- Efficience au plus bas
- Perte de temps pour tout le monde
Quelques points clés pour redessiner les traditionnelles réunions de bureau et les transformer en réunions innovantes
La structure et l’environnement
N’oubliez pas qu’il faut donner un maximum d’espace de parole à vos interlocuteurs (si vous vous réunissez, c’est pour entendre leur avis n’est ce pas ?), alors on privilégie les espaces vastes et/ou conviviaux où chacun peut se sentir à l’aise dans l’exercice.
On prévoit du matériel au besoin, et pourquoi pas d’autres types de support que le traditionnel papier-crayon, comme un grand tableau d’expression avec des post-its ou encore une réunion sans note et sans téléphone où chacun sera vraiment attentif à l’autre. Les possibilités sont multiples.
L’important, c’est que le (ou les) responsable(s) ai(ent) bien préparé les objectifs de la réunion : c’est LE point essentiel pour faire avancer un projet.
Animation et prise de parole
Si l’on respecte un ordre du jour traditionnel, il faut bien gérer son temps, c’est-à-dire définir combien de temps on va passer en moyenne sur un sujet (ex : 15min pour l’explication des grandes lignes), cela évite que l’on s’éternise trop…
Une petite intro, avec par exemple les bonnes nouvelles, peut être un bon moyen de briser la glace et de rendre l’audience plus propice à une écoute sereine.
Quelques astuces permettent de ne pas se couper la parole et d’interagir sereinement, notamment lorsque l’on est plus d’une dizaine de personnes à se réunir.
Un temps de parole peut être instauré : les personnes qui souhaitent poser des questions lèvent la main pendant qu’une autre personne est en charge de noter leurs noms. Leur temps de parole sera distribué à tour de rôle. Si vous avez, parmi vos collaborateurs, ce que l’on appelle des monopolisateurs de parole #michaelscott, et que cela devient vraiment problématique, vous pouvez même instaurer des tickets de paroles de 5 minutes à hauteur de 5 par personne (que vous pouvez même donner). Mais normalement si vous avez fait un travail sur la bienveillance et l’écoute avec vos équipes, il ne devrait pas y avoir de souci !
Quelques outils et gestes simples pour aider à fluidifier une réunion et favoriser l’interaction constructive
La prise de décisions dans une réunion innovante
Si vous nous lisez régulièrement, vous savez sûrement que nous sommes adeptes du mode collaboratif, donc le management avec un seul décideur : on oublie.
Cependant, malgré nos débats autour d’un sujet, il peut encore rester des points bloquants. Deux possibilités :
- un petit groupe de gens concernés peut se réunir sous couvert de l’accord du reste du groupe et décide ensemble de la meilleure solution.
- on utilise un outil pour débattre et assurer un vote équitable : par exemple Loomio.
Pour résumer, dans une organisation tournée vers la bienveillance et l’intelligence collective, il est important de trouver un équilibre entre prise en compte des avis de chacun et l’efficacité de la prise de décisions en elle-même.
Une réunion peut être un moment d’échanges, de rires, de créativité dans lequel chacun va contribuer au mieux pour atteindre les objectifs décidés collectivement. L’idée est de prendre soin les uns et des autres !
De plus, il est important de rédiger un compte-rendu de la réunion qui permettra à chacun de retrouver les éléments des décisions prises. D’où l’importance d’utiliser des outils collaboratifs bien rodés. On peut aussi le faire de façon originale avec, par exemple, une vidéo.
Pour finir, on vous propose un petit exercice pour apprendre à résoudre les problèmes.
Exemple d’exercice pour résoudre un problème :
Le Creative Problem Solving
Élaboré à l’origine en 1939 par Alex Osborn (créateur du brainstorming) pour réduire le gaspillage de temps en réunion faute d’organisation, le Creative Problem Solving a été enrichi à partir de 1955 par Sidney Parnes, qui y voyait une » méthode de changement positif « .
- Un processus très efficace de résolution de problèmes
- Principe : suivre une méthodologie de réflexion pour résoudre un problème
- Matériel : feuilles, stylo
- Nombre de participants : indifférent
- Temps : 1h à 2h (dépend du nombre de participants et des questions posées)
Démarche :
- Explorer – clarifier l’objet de la recherche
- Etape 1 : poser limitativement le problème (but, souhait ou défi à relever)
- Etape 2 : collecter toutes les données pertinentes
- Etape 3 : faire l’analyse critique de ces informations et clarifier le problème
- Générer les idées
- Etape 4 : dresser l’inventaire des solutions possibles (nouvelles perspectives, idées, opportunités)
- Préparer pour l’action
- Etape 5 : sélectionner, renforcer, qualifier les solutions
- Plan d’action et suivi
- Etape 6 : planifier la mise en œuvre de la solution (qui fait quoi, comment, quand, avec quels moyens, auprès de quels publics)
- Etape 7 : évaluer l’efficacité de la solution et réajuster au besoin
A noter : chacune des étapes peut être couplée à des structures participatives et outils spécifiques, pour plus de créativité et d’efficacité.
Si vous avez besoin d’être accompagné dans la mise en place de nouveaux modes de management et des outils collaboratifs, contactez-nous pour que l’on puisse établir un diagnostic précis de vos besoins et les actions à mettre en place en conséquence.
Et pour démarrer tout de suite votre transformation, téléchargez notre guide pour améliorer votre efficacité collective !
Photo d’illustration de Josefina Di Battista via Unsplash