Mettre en place un événement professionnel et attirer des participants qualifiés peut vite devenir une corvée, surtout si vous n’avez que quelques semaines pour le préparer. Mais bonne nouvelle, on vous donne quelques astuces pour vous aider à établir une stratégie efficace, que ce soit votre premier événement ou non !
1. Soyez présent sur les plateformes qui centralisent d’autres événements
Tout partait pourtant si bien. Vous avez un site construit avec WordPress, on vous avait montré comment faire une page, vous vous êtes lancés et…
(Métaphore)
« Comment on met un formulaire ? » « Les clients, ils arrivent où ? » « Comment on fait pour voir ma page ? ».
Tout le monde ne dispose pas d’outils de conception de pages efficace pour attirer du lead, et tout le monde n’a pas un trafic important et régulier sur son site.
Eventbrite, Weezevent, BilletWeb ou même Meetup vous permettent de créer votre compte en une poignée de secondes. Vous pourrez créer gratuitement votre événement et, dans la plupart des cas, vous ne payez le service que si vos tickets sont payants. En quelques minutes, vous pourrez avoir vos premiers inscrits sans avoir à révolutionner votre site Web !
Mention spéciale à Eventbrite et Meetup qui vous permettent de vous référencer et d’être visible sur leurs moteurs de recherches :
Inutile de cacher que vous êtes l’entreprise qui organise l’événement : c’est la transparence qui gagne. Soyez clairs dans la description de l’événement et détaillez son déroulé. Privilégiez un titre qui sonne comme une problématique : votre événement devra y répondre. Dans le cas de MeetUp, vous pouvez aussi créer une discussion et utiliser ce canal en amont pour connaître les attentes des potentiels intéressés.
2. Si c’est votre premier événement, écrivez un article
Un article de blog, comme on aime le répéter à La Team Web, est une arme efficace à court terme (s’il est pertinent et bien diffusé) et à long terme (s’il est pertinent, toujours, et bien réfléchi). Pour votre premier événement, vous avez besoin de prouver votre expertise, et ce ne sont pas les pages statiques de votre site Web qui vont donner confiance à votre prospect : le contenu est général, le ton retenu.
Avec un article de blog, vous pourrez vous exprimer de manière plus objective et ainsi développer votre personnalité et votre charisme auprès de vos lecteurs. Ajoutez une pincée de mots-clés bien optimisés, et vous pourrez en bonus générer du trafic sur votre site. Il sera utile pour cet événement et les prochains, et pourra convaincre des personnes arrivées par hasard sur votre site à s’intéresser à votre rendez-vous.
Comme pour la création de votre page d’inscription dans le point 1, cherchez un titre accrocheur qui suscitera l’intérêt de vos prospects. Mettez en avant une question, et présentez le déroulé et les speakers qui vont amener à résoudre cette question. N’hésitez pas à mettre votre entreprise en relation avec le sujet et pourquoi il vous paraît important, vous, en tant qu’entreprise, d’organiser cet événement, de prendre part à la résolution de cette problématique. Et n’oubliez pas le Call-To-Action pour que les visiteurs du site s’inscrivent à votre événement !
Si ce n’est pas votre premier événement… écrivez aussi un article, mais en reprenant les grandes lignes de l’événement passé et ce que vos participants en ont tiré de concret.
3. Créez une ou plusieurs vidéos éducationnelles
Vous le savez sûrement, la vidéo est le format le plus performant sur les réseaux.
QUOI ? Vous n’avez pas le budget pour faire appel à une agence de créa’ pour une vidéo ?
Mais attendez, je ne vous ai pas dit de réaliser le prochain épisode de Game Of Thrones pour votre événement. Foncez découvrir le logiciel de création vidéo Lumen5 si ce n’est déjà fait, et créez votre vidéo avec du texte (une majorité des internautes n’ont pas le son activé lorsqu’ils regardent une vidéo sur les réseaux sociaux) en 10 minutes max.
(inutile de chercher cet événement, il est factice, mais SweetGreens, lui, existe bel et bien)
Faites court et concis. Diffusez votre vidéo sur les réseaux privilégiés de vos personas, et si ce réseau propose le format story (sachant que même Linkedin va lancer son système), ça tombe bien, on y vient.
NON, vous ne passerez pas au travers, aucune excuse. La story, c’est maintenant, et ça a tendance à être de plus en plus utilisé, même si vous avez plus de 23 ans. Réfléchissez aux dates clés que vous avez avant votre événement et montez des scénarios de 3-4 stories qui se succèdent, une fois par semaine dans l’idéal, pour garder l’attention de votre audience sur cet événement.
Le contenu ? Teasez, présentez les points forts de l’événement, présentez les speakers, laissez-les eux-mêmes se présenter, éduquez vos prospects, parlez des partenaires de l’événement, du buffet (tout le monde aime manger)… Les fonctions de chaque réseau pour rendre la story interactive ne manquent pas, donc n’hésitez pas à les utiliser.
Un storyboard rapide pour l’événement factice de la vidéo précédente ?
Story 1 : « D’après vous, combien de personnes ne se sentent pas intégrées dans leur entreprise ? » -> Sondage
Story 2 : « C’est bien XX%, et vous savez pourquoi ? »
Story 3 : Intervention d’un des speakers
Story 4 : On vous invite au petit-déjeuner pour en parler, inscrivez-vous ! »
Et pour rendre vos stories encore plus jolies, rajoutez des effets avec par exemple l’application d’Adobe Spark (gratuite) !
4. Communiquez sur vos réseaux sociaux…
… et ceux de vos collaborateurs !
Outre vos futures magnifiques vidéos et stories, sachez utiliser de manière maligne vos réseaux sociaux. Chaque réseau a son public, mais pourquoi éviter Facebook pour communiquer sur votre événement professionnel quand 35 millions de Français y sont inscrits ? Vous pourrez toucher vos cibles professionnelles (trouvées sur Linkedin et Twitter, par exemple) avec un message plus allégé : ces personnes consultent leurs comptes Facebook à des moments plus relâchés de la journée. Comprenez et adaptez votre message à votre persona.
En plus du compte de votre marque, communiquez via vos comptes personnels : vous êtes le premier ambassadeur de la réussite du projet ! Trouvez des personnes aussi motivées que vous et amenez-les à partager l’événement pour qu’elles touchent leurs propres contacts sur Linkedin.
Aidez-vous des outils de programmation comme Hootsuite, qui vous permettront de créer vos messages sur les réseaux sociaux, et de les diffuser automatiquement à l’heure que vous voulez.
5. Organisez-vous grâce à Trello
La communication et la coordination sont primordiales ! Et pour vous aider, rien de mieux qu’un outil de gestion de projet en ligne collaboratif comme Trello afin de lister les tâches, attribuer un responsable et fixer une date limite. Une to-do qui regroupe tous les sujets de l’événement.
Ici, nous pouvons vérifier que les dates limites ont été respectées, qui est responsable de trouver le traiteur, à quelle date ce sera fait, si cette personne a déjà commencé cette tâche… Dans notre exemple, les thèmes du marketing de l’événement sont étiquetés par couleurs pour s’y retrouver rapidement. A l’agence, Trello est vite devenu indispensable pour la gestion de tous nos projets. Avec une bonne organisation Trello, vous pourrez garder en tête votre objectif principal et voir comment les étapes avancent.
Créez les étapes de votre événement, intégrez les missions à effectuer avec les cartes, attribuez chaque carte à un ou plusieurs membres de l’équipe, demandez-leur de fixer les échéances de production, et commentez les cartes pour vous tenir au courant de l’avancée du projet.
L’organisation (et la réussite) d’un événement peut être très stressante, donc il est important de travailler en amont la coordination et l’attribution des tâches aux membres de votre équipe les plus motivés. De plus, votre communication sur les réseaux sociaux amène un relationnel naturel avec vos potentiels prospects.
Lucie vous a déjà donné ses conseils pour réussir votre événement : vous devez aussi faciliter la vie de vos participants et intervenants pendant, et les remercier après ! Lors de votre événement, pensez déjà au suivant et aux contenus qui vous manquaient pour valoriser celui en cours : faites des photos et des vidéos, récupérez des témoignages, envoyez un email de suivi, transmettez un questionnaire de satisfaction, créez un groupe sur Linkedin… Et améliorez-vous en continu !
Et si vous organisiez votre propre événement interne ? Un excellent moyen de motiver vos équipes autour d’un projet commun… Ça tombe bien, nous organisons des journées digitales qui pourraient bien remplacer votre séminaire annuel : pour construire ensemble votre journée sur-mesure, cliquez vite ci-dessous =>